Pistetäänpä ihan leaniksi täällä kunnallishallinnossa

Harva välttyy Lean-ajattelulta nykyään, edes täällä kuntaorganisaatioissa. Meille, jotka ovat työuraansa tehneet valtaosin jossain muualla kuin kunnallisen puolen virkamiehinä, Lean-ajattelu on yleensä vielä hieman tutumpaa kauraa, varsinkin jos on ollut tekemisissä tuotannollisten kysymysten kanssa. Koska Lean-ajattelu tunkeutuu enenevässä määrin kuntaorganisaatioiden (tuotanto)prosesseihin, jossa erityinen arvo niillä nähdään yleensä muutostilanteissa (mihin ne sopivat lähtökohtaisesti melko huonosti, kerron kohta miksi), lienee aiheellista esittää muutama ajatus siitä mitä Lean voisi mahdollistaa kunnallisella sektorilla, mitä sen toteuttaminen aivan välttämättä vaatii ja mihin se ei missään tapauksessa ellei peräti ikinä tule sopimaan.

Lähdetäänpä liikkeelle prosessista, sillä ilman määriteltyä prosessia ei ole tuotannollista toimintaa, tapaa määritellä tuolle toiminnalle ja tulokselle arvoa eikä myöskään siten mitään mahdollisuutta mitattavasti parantaa sitä mitä Lean-ajattelun pitäisi ratkaista: turhuuden poistamista. Lähtökohtaisesti kunnallisella puolella tuotetaan mitä moninaisimpia palveluita lähtien kaavoituksesta ja maankäytöllisistä kysymyksistä (joihin muuten Lean sopii lähtökohtaisesti hyvin) päätyen puistojen kunnossapitoon ja laadukkaaseen peruskoulutukseen; menen kuitenkin jo (ehkä tulevan) maakuntauudistuksen innoittamana etunojassa ja pitäydyn erityisesti elinkeinopalveluissa (tai trendikkäämmin elinvoimapalveluissa), koska niistä itse Tuusulan kunnassa vastaan ja ne kun lienevät yksi niistä tehtävistä, jotka kunnille tulee jäämään myös jatkossakin, kun pilliin vihelletään 1.1.2019.

Elinkeinopalveluiden pilkkominen prosesseiksi edellyttää selkeitä tavoitteita, koska ne ovat itse prosessien tuotosta tai pikemminkin niiden toteutumisen kautta voidaan mitata miten hyvin ja tehokkaasti itse prosessi toimii. Koska elinkeinopalvelut on moninainen palvelukokonaisuus, sille voidaan määritellä esimerkiksi neljä pääasiallista tavoitetta täällä Tuusulassa: uusien yritysten syntyminen ja sijoittuminen, matkailun edistäminen Tuusulanjärven alueella, kunnan työttömyysprosentin painaminen alaspäin eli työllisyyden lisääminen, ja markkinoinnillinen toiminta, joka tosin on enemmänkin väline saavuttaa kaikkia muita tavoitteita kuin itsessään itsenäinen tavoite. Näitä tavoitteita mitataan erilaisilla mittareilla, joista osa on luonnollisesti määrällisiä, osa laadullisia ja osa jotain, jotka on molempia. Annan esimerkin: yritysten sijoittumisessa mitattavia määrällisiä asioita on erityisesti loppupäässä olevat asiat, kuten sijoittuvien yritysten määrä, myytyjen tonttien arvo, kertavaikutukset alueen taloudelle ja työllisyydelle ja toisaalta välilliset vaikutukset alueen taloudelle ja työllisyydelle. Laadullisia taas sijoittuvan yrityksen toimiala, imago, tunnettuus ja ylipäänsä se minkälaisen lisäarvon yritys tuo mukanaan suhteutettuna siihen yritysprofiiliin, jota sijoittumisella on pyritty tavoittamaan. Näissä kaikissa menee vielä tietenkin määrällinen ja laadullinen ristiin, sillä imagoltaan hyvä yritys tuo mukanaan haluttuja työpaikkoja ja niin edelleen. Yhtäkaikki, sijoittumiseen liittyvät prosessit ovat melko monimutkaisia kokonaisuuksia, joissa Lean-ajattelun soveltaminen suoraan ei ole kovinkaan helppoa, koska ei ole olemassa mitään tiettyä ennaltamäärättyä tapaa tai myyntiprosessia, jolla isohkoja tonttikauppoja voisi ”luukuttaa”. Soveltuuko Lean siis tonttimyyntiin? No ei sovellu, ainakaan isoihin.

Entä sitten vaikkapa markkinointi? Siihen Lean-ajattelu sopii selkeästi paremmin, koska esimerkiksi markkinointikampanjoiden suunnittelu, roolitusten ja tehtävien jakaminen sekä ylipäänsä kokonaisuuksien hallinta on sellaista toimintaa, jossa ”turha” on mielellään eliminoitava pois aikaa viemästä. Markkinointi on myös tyypillisesti jotain, jota tykätään manageerata ylhäältäpäin. Kuitenkin Lean-ajattelun pohjalla oleva tuotannollisen prosessin optimoiminen asettaa markkinointiin myös omat haasteensa; olen itse sitä koulukuntaa, joka uskoo juuri sen ”turhan” olevan sitä oikeanlaista luovuutta, josta syntyy ne kaikkein epätodennäköisimmät, mutta samalla kiinnostavimmat ideat. Vanha kunnon ideamyrsky pienellä porukalla toimii aina. Leikkaamalla siis markkinoinnin saralla heti kättelyssä ”turhat” rönsyt leikataan todennäköisesti myös paras lopputulos ja päädytään ei-kiinnostavaan, virkamiesmäiseen, koska optimaalinen pyrkii hakeutumaan keskitielle. Tämä johtuu siitä, että jos tuotannollinen prosessi ei ole tarkkaan määritelty niin tehtävien kuin rutiininomaisen suorittamisenkin suhteen, niin on äärimmäisen vaikeaa arvioida mikä osa kyseisessä tuotannossa tuottaa oikeasti lisäarvoa ja mikä on sitä turhaa, joka pitäisi ”leanata” pois. Luovien prosessien suhteen taas haaste on se, että ei ole olemassa mitään tiettyä oikeaa tapaa, jolla jokin asia voitaisiin tehdä luovasti, vaan pikemminkin juuri jollain erityisen lähtökohtaisesti ”väärällä” tavalla saatetaan saada irti paras lopputulos. Annan taas esimerkin: kliseisesti jokaisen meistä luovissa kehittämistehtävissä mukana olevien pitäisi olla innovatiivinen, ketterä ja ajatella outside-the-box; jos taas niin teemme, niin emme toimi Lean-ajattelun mukaisesti, koska emme lähtökohtaisesti voi toimia minkään ennaltamäärätyn prosessin mukaan, muutenhan emme tekisi mitään innovatiivista, oikeasti ketterää emmekä takuuvarmasti toimisi olemassa olevien oletusten vastaisesti. Emme siis kehittäisi mitään, vaan olisimme vain osa ennaltamäärättyä  tuotantoa.

Näin ollen markkinointiin Lean-ajattelu sopii tuotantovaiheeseen, edellyttäen ettei siinä tarvitse juurikaan ajatella mitään, noin kärjistäen.

Nyt tästä kaikesta saattaa muodostua kuva, että en pidä Lean-ajattelusta, joka ei suinkaan ole totta. Ihailen suuresti japanilaista tuotannollista tehokkuutta ja sovellan itse Lean-ajattelua esimerkiksi omassa henkilökohtaisessa työssäni siten, että menen kaikkeen (mihin se sopii) tavoite edellä; määrittelen tavoitteen ja pyrkiessäni sitä kohti eliminoin välittömästi turhat asiat pois, jos vaikuttaa ettei ne vie sinne minne olen menossa. Tässä piilee julkisella puolella se kaikkein isoin Lean-mörkö omien havaintojeni mukaan: jos henkilökohtainen työnkuva ei sovellu Lean-ajattelun käyttämiseen eikä tehty työ linkity mihinkään tuotannolliseen kokonaisuuteen ymmärrettävästi ja selkeästi, niin on äärimmäisen vaikeaa toteuttaa mitään periaatetta omassa työssään olivatpa ne miten hienoja tahansa ja miten tehokkaita toisaalla hyvänsä. Leaniin pitää olla henkilökohtainen suhde, sen pitää ratkaista joitain ongelmia, joista ajankäyttöä lienee se kaikkein suurin. Nyt päälleliimattu Lean-ajattelu kuormittaa henkilöä, jonka työhön tuo menetelmä ei sovellu, jolloin ratkaisun sijasta tarjoammekin ongelmia. Samalla ”varmistamme” muutosvastarinnan jatkossakin.

Toinen suuri uhka on vanha malli, joka on niin monelle tuttu: mennään tekniset ratkaisut edellä (varsinkin nyt, kun epämääräinen digitalisaatiotavoite on vastaus kaikkeen) ja odotetaan, että jonkun työkalun käyttöönotto muuttaa taikaiskusta koko organisaation ketteräksi, innovatiiviseksi ja tehokkaammaksi. Ottaen vielä huomioon tekniset haasteet, jotka kunnallisella puolella on eli käytännössä emme voi kustannussyistä hankkia kaikille työntekijöille viimeisintä huutoa olevaa tekniikkaa, ei kaikkein vähiten hankintalain ja -periaatteiden takia, niin olemme pian itse virittämässämme digitalisaatioansassa: ajamme väkisin käyttöön teknologioita, jonka käyttöä työskentelymetodimme, työnkuvamme ja tuotannolliset prosessimme eivät tue ja jotka ovat epäyhteensopivia paitsi teknisessä mielessä, niin myös organisaatiorakenteen suhteen. Talon peruskorjaus lähtee perusteista ja perustuksista, ei sisustuksesta ja uudesta televisiosta.

Mikä sitten ratkaisuksi eli onko Lean-ajattelulla mitään toivoa täällä kunnallisella puolella? On toki, mutta lähtökohdan pitää olla oikea: kun organisaatioita uudistetaan, niin koko organisaatiorakenne, työtehtävien luonne, tiimit, tavoitteet ja viime kädessä strategia (niin, sekin) pitää olla sellaisella asennossa, että ylipäänsä Lean-ajattelu tai mikä tahansa muu tavoitehakuinen ajattelu sopii siihen yhteen. Vasaralla ei voi ruuvata eikä luudalla lentää, mutta niiden yhdistelmällä voi hakata nauloja ja lakaista lattioita. Sillä yhtä vaikeita yhtälöitä kunnallisella puolella joudutaan yhdistelemään, jotta Lean-ajattelulla voisi olla oikeasti jalansijaa sellaisenaan ja kokonaisuudessaan. Ja se yhtälö ei ole mahdoton, mutta se vaatii ensin koko organisaation uudenlaista määrittelyä tavoitteineen, tuotteineen ja tehtävineen.

Marko

Marko Kauppinen

Rebellious Business Developer / Public Sector Game Changer

Submit a comment

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s